– “Waarom neemt ze geen verantwoordelijkheid voor haar rol en krijgt ze geen dingen gedaan?”
– “Ik heb het gevoel dat mijn VA gewoon achterover leunt en wacht tot ik ze vertel wat ze moeten doen…”
– “Ik heb niemand nodig die hier binnenkomt en me vertelt hoe ik dingen beter kan doen – we hebben onze processen al uitgewerkt.”
– “Ik haat het dat ik niet weet wat er gaande is en het gevoel heb dat ik niet weet of er zaken afgehandeld zijn.”
Dit soort dingen hoor ik als ik in gesprek ben met ondernemers die een VA zoeken. Waar de samenwerking vaak op spaak loopt, is dat er verwarring is over het delegeren an sich.
Want er zijn hierin 4 niveaus te onderscheiden:
Niveau 1: Doe het zoals ik het wil.
Dit is het als jij als ondernemer précies weet hoe je het wilt, als alle processen zijn uitgeschreven. Je hebt een VA nodig die dit prettig vindt. Een VA die ‘het gewoon gaat doen’. Die geen besluiten hoeft te nemen, die vooral graag de dingen afmaakt en doet.
Niveau 2: Doe mij voorstellen.
Je wilt graag dat je VA aanbevelingen doet, een beetje meedenkt. Bijvoorbeeld als je een andere/nieuwe fotograaf zoekt. Dan vind je het prettig dat ze wat mensen voor je opzoekt, misschien omdat ze zo iemand kent van een andere klant. Of omdat ze Google inzet.
Je vindt het fijn dat de VA bij jou komt met: “Ik heb Petra, Hans en Dorothy gevonden. Waarvan Petra me het meest geschikt lijkt, omdat ze 100 rechtenvrije foto’s geeft en X-Euro vraag. Zal ik haar benaderen voor een kennismakingsgesprek?” En dan hoef jij nog slechts te zeggen: Ja, nee, anders.
Niveau 3: Hou me op de hoogte.
Je zoekt iemand die echt met je meedenkt, beslissingen neemt en die projecten oppakt en uitrolt. Jouw doelen zijn helder met je bedrijf en je team houdt jou dan ook uit het ‘beslis-stuk’.
Jij wilt wel graag op de hoogte gehouden worden van de uitkomsten. Wat in deze rol dan ook heel erg belangrijk is, is dat je de juiste (en ervaren) persoon hierop zet (anders gaat het niet werken).
Niveau 4: Ze doet het helemaal zelf.
Je werkt met iemand samen die echt alles alleen doet (of laat uitvoeren met de andere teamleden), over alles beslist en alles afmaakt. Alleen bij een heel ingewikkeld vraagstuk of moeilijk besluit, word jij even aangehaakt.
Misschien krijg je nu meteen helder(der) waarom een eerdere of huidige samenwerking met een VA niet werkt. Als je iemand wilt die op niveau 3 opereert, maar het is een VA die handelt vanuit niveau 1, is niemand blij.
Als je alle processen op orde hebt en dus keihelder kunt delegeren en je trekt een VA aan die telkens met verbeter-suggesties komt, wordt het een irritante samenwerking.
Wanneer je werkt met iemand die echt alles zelf altijd afhandelt en je wilt eigenlijk op de hoogte gehouden worden, dan kun je daar heel onrustig van worden.
Kortom: kijk heel goed voordat je met iemand gaat werken, op welk niveau je iemand nodig hebt. En als de samenwerking is gestart, hou een strakke vinger aan de pols of jullie echt op hetzelfde level zitten.