Een overgestructureerde projectmanagementtool: Ik zie het vaak bij de ondernemers met wie ik een sparringpartnertraject start: Een overvol projectmanagement systeem, bijvoorbeeld Asana, met allemaal teams, projecten, taken en subtaken.
Mijn middlename is structuur, echt waar, maar hierdoor raak ik letterlijk en figuurlijk het overzicht kwijt. En de ondernemer in kwestie dus ook.
Het is mij volkomen helder wáarom dat gebeurt: met je hoofd vol to-do’s, ideeën, verlangens en plannen zoek je naar rust. En hoe doe je dat? Structuur aanbrengen! Dus duik je Asana in, maak je van alles aan en misschien nog een kleurcode hier en daar. Alles krijgt een plek. Alles krijgt een naam.
Klinkt logisch, maar het resultaat is vaak het tegenovergestelde van overzicht. Je voelt je eerder overweldigd dan ontspannen. Want hoe meer lagen je toevoegt, hoe groter de kans dat je het overzicht kwijtraakt.
Het echte probleem? Je hoofd zit ‘gewoon’ te vol. Dat volle hoofd probeert controle te vinden in structuur, maar het is alsof je je werkkamer opruimt zonder eerst spullen weg te gooien. Die overvloed aan acties en jouw plannen past simpelweg niet in één systeem, hoe goed je dat ook probeert te organiseren.
Wat kun je doen?
- Schrap eerst, structureer later. Zet alles wat in je hoofd zit op papier. Een grote, ongefilterde breindump. Niet direct organiseren, gewoon loslaten. Als je ziet wat er echt allemaal speelt, kun je makkelijker keuzes maken. Wat mag er blijven? Wat kan weg?
- Maak het simpel. Hoe minder lagen, hoe beter. Dus één project met taken daaronder.
- Kijk kritisch naar je projecten. Zijn ze allemaal echt nodig? Veel ondernemers maken projecten aan omdat ze denken: Dit moet een keer gebeuren. Maar misschien hoeft dat niet. Niet nu, niet straks. (En als het toch ‘moet’ is er een grote kans dat je het onder een ander project kunt zetten)
Waarom werkt dit?
Structuur op zich is niet het probleem – het helpt juist. Maar pas als je je hoofd hebt geleegd en de ballast overboord hebt gegooid, kan structuur je écht vooruithelpen. Anders is het als proberen water te scheppen met een zeef: veel actie, weinig resultaat.
Dus, de volgende keer dat je een nieuw project aanmaakt: eerst nadenken waar het je bij gaat helpen.
Heb je last van een te vol hoofd, kan het behulpzaam zijn een blokje om te gaan. Of het op te slaan onder een project die al soortgelijke dingen bevat.
