Voor het beantwoorden van mail hanteer ik de minder-dan-twee-minuten-methode: kan ik een mail binnen twee minuten beantwoorden? Dan doe ik dat. Zo niet, dan verplaats ik ’m naar het mapje ‘doen later’. Zo weet ik dat ik op mijn latere inbox-moment daarmee aan de slag moet. Bevat een e-mail een echte actie? Dan zet ik het op mijn to-do-lijst in Asana. Dat is mijn online tool waarin alle taken hangen voor mezelf.
Waarom laat ik die actie niet in mijn mailbox hangen? Omdat ik er eerst wat mee moet doen. Voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: je krijgt een mailtje vanuit het systeem van je accountant dat je drie facturen niet hebt doorgestuurd naar de online boekhoudapp.
Dat betekent dat je moet gaan zoeken naar die drie facturen. Als je op mij lijkt, hoef je slechts te kijken in de verzonden items naar de eerder doorgestuurde factuur en dan nog eens op verzenden te drukken. Heel soms komt mail simpelweg niet aan. Of je downloadt meteen de missende bon en stuurt die door.
De praktijk is echter weerbarstiger voor de meeste ondernemers en daarom is de kans groot dat je echt moet zoeken naar die drie facturen. Omdat je het vermoeden hebt dat er één nog in je tas zit en dat er twee ergens in je inbox zweven, maar je weet niet waar.
Dan raad ik je dus aan om deze mail als actie in je to-do-lijst te zetten, zodat je op een rustig moment op je gemak kan zoeken naar de facturen. En die verstuur je dan vervolgens naar de accountant, in antwoord op de mail die in je mapje ‘doen later’ staat.
(Tip uit mijn boek)
