Op het moment dat ik mijn bedrijf begon, was mijn ideaalbeeld om alleen nog maar met superleuke mensen te werken. De praktijk was weerbarstiger, want soms bleek dat een klant een stressy zeurkous was nadat we een paar maanden hadden samengewerkt. Of hadden ze narcistische trekjes die ik in het begin niet had gezien. Daarbij wilde ik zó graag ondernemers ondersteunen in mijn rol als Virtuele Assistent dat ik eigenlijk íedereen accepteerde als klant. Dat was fijn voor de omzet. Maar zorgde wel regelmatig voor hoofdpijn bij die niet zo ideale klanten…
Ik leerde 10 jaar geleden van een marketingcoach dat ik niet zomaar met iedereen hóefde samen te werken. Dat ik mocht voldoen aan mijn eigen wens: werken met mensen die ik heel leuk vind. Ik ben toen begonnen met het maken van een vragenlijst, een intakeformulier. Dat formulier gebruik ik nog steeds. Er staan vragen op waaruit ik bijvoorbeeld kan aflezen of iemand toe is aan werken met mij. Of toe is aan het gematcht worden aan een VA. De vragen heb ik in de loop van de jaren aangescherpt en daarmee is de lijst ook uitgebreider geworden.
Sommige potentiële klanten verzuchten dat de lijst zo lang is, maar tegelijkertijd leert deze lijst hen al dingen over zichzelf en dat vinden ze heel waardevol. Ik maak op basis van de antwoorden al de eerste schifting of ik überhaupt met iemand in gesprek wil. Ik doe nooit aan spontane belletjes of ‘koffie om kennis te maken’. De ervaring van de afgelopen 16 jaar ondernemerschap heeft mij geleerd dat dit soort gesprekken zelden ergens toe leiden. En spontane belletjes halen me uit mijn concentratie en flow.
Daarom laat ik mensen bij interesse de vragenlijst invullen. En vraag ik tijdens het kennismakingsgesprek door waar nodig. Dan kan ik ook beter zien of iemand alle checkboxes aanvinkt die bij mij horen bij ‘de ideale klant’. Dat betekent bijvoorbeeld dat ik alert ben op mensen met wie ik een onwijze klik heb maar die ineens vragen “hoe snel ze meer omzet gaan maken?” Dat is niet hoe ik werk: omzetstijging is en blijft altijd afhankelijk van hoe goed de klant zelf aan de slag gaat met dat wat ik hem/haar aanreik en leer.
Ik heb nog maar zelden een klant van wie ik hoofdpijn krijg. Omdat ik op voorhand veel informatie heb én dat intake/kennismakingsgesprek voer van minimaal een uur.
Mijn tip voor jou is dus: laat niet iedereen jou zomaar bellen of zomaar een afspraak inplannen voor een ‘kopje koffie’ om te verkennen of je iets voor hen kan betekenen. Stel een vragenlijst op met dingen die je van tevoren wilt weten, zodat je een goed en eerlijk beeld krijgt van de eventuele klant. En ga dan pas in gesprek.