Mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijks contact. Je mailt naar een online shop met een vraag. Je mailt naar een potentiële klant, je mailt met je teamleden, you name it.
Wat mij opvalt is dat niet iedereen de moeite neemt om überhaupt terug te mailen of om binnen 2 werkdagen te reageren. Als iemand helemaal niet antwoordt, waag ik er altijd een mailtje aan, een zogenaamd rappel. Want het kan gewoon zo zijn dat de eerste mail niet aan kwam. Of dat hij nogal ver weg is gezakt in iemands inbox.
Als er na 2 dagen weer niets is gebeurd, dus geen reactie, mailtje, appje, belletje terug, breekt bij mij de innerlijke hel los. Ik heb het hier trouwens níet over een mail waar geen antwoord op verwacht wordt.
Nee, het gaat mij om concrete vragen als: heb je mijn aanbod ontvangen en er misschien nog vragen over? Wanneer komt een tweede gesprek uit? Wat is je beschikbaarheid voor het match-team? Enzovoorts.
Ik begrijp namelijk écht niet waarom iemand niet terug mailt.
Ik snap wel heel goed dat je druk kunt zijn. Dat je iets anders aan je hoofd hebt (ziekte, een overlijden). Maar ik begrijp niet dat iemand dan niet even 2 minuten neemt, om dát terug te mailen.
Het heeft voor mij te maken met respect en prioriteit. Als jij zelf op antwoord zit te wachten, vind je het immers ook fijn als de andere partij reageert, toch?
En je hoeft niet al meteen het antwoord te weten.
Je kunt ook simpel reageren met: ‘Hoi, bedankt voor je mail. Omdat ik nog herstellende ben van een fikse griep, kom ik in de loop van volgende week op je mail terug.’
Iedereen blij.
Ik hoor sommige mensen nu zeggen: ‘ik ben bang dat ik dan alsnog vergeet te reageren’. Dat heeft te maken met een goede indeling van je inbox. Met een paar handige mappen vergeet je nooit meer terug te mailen.
Zoals bijvoorbeeld het mapje ‘doen later’. Zo weet je dat je op een later moment daarmee aan de slag moet. Mail me gerust als je meer inbox-tips wilt, laten we samen de frustratie van het-niet-bijtijds-terugmailen zoveel als mogelijk reduceren 😉