Steeds meer ondernemers werken samen met een VA, een zogenaamde virtuele assistent. Steeds vaker spreek ik daardoor ook ondernemers die teleurgesteld zijn. Die met een of meer VA’s hebben gewerkt en er niet uithaalden wat ze wilden.
Dit ligt vaak aan de ondernemer in kwestie: die verwacht teveel van zo’n samenwerking. Het ligt natuurlijk ook weleens aan de VA: sommigen zetten zichzelf in de markt als sparringpartner en zijn dat in de praktijk dan niet.
Terug naar wat je als ondernemer mag verwachten van zo’n samenwerking. Je mag verwachten dat de VA – nadat ze goed is ingewerkt en jou heeft leren kennen – gaat doen wat er nodig is. De klussen achter de schermen oppakt en jou ontzorgd.
Je mag niet verwachten dat je een soort businessbuddy in je bedrijf erbij krijgt. Een VA volgt in de regel graag instructies op en zorgt er met een vast schema voor dat er aan jouw behoeften wordt voldaan.
Als jij méér zoekt, denk dan eens aan samenwerking met een online business manager. Afgekort is dat een OBM. In bedrijfstermen een COO. Een OBM is er niet alleen om te voldoen aan de behoeften die je vertelt. Ze ziet ook de zakelijke behoeften waarvan je misschien niet wist dat je ze had. De OBM denkt altijd aan het grote geheel, terwijl de VA ‘gewoon de klus klaart’.
Als je een duidelijke lijst met taken en instructies hebt, heb je misschien gewoon een VA nodig. Als je op zoek bent naar een fijne structuur, de juiste systemen, een heldere strategie en planning, past een OBM beter bij je.
De gemiddelde VA is een doener. Je moet eigenlijk precies weten wat je wilt van je VA, zodat je instructies kunt geven en duidelijke verwachtingen kunt scheppen.
OBM’s zijn planners en organisatoren. Zij gaan met jou in gesprek om de behoeften van jou en je business vast te stellen. Ze maken een haalbare planning en gaan samen met jou aan de slag om je doelen te bereiken.
Een VA is alleen verantwoordelijk voor dat wat op haar bordje ligt. Een OBM is verantwoordelijk voor het bepalen van wat er op ieders bord komt.
Jouw OBM kan delegeren aan andere teamleden die gespecialiseerd zijn in specifieke taken. Ze kan er ook voor zorgen dat grote projecten draaien en helpen bij het bepalen van de volgende stappen voor jouw bedrijf.
Een VA daarentegen is doorgaans verantwoordelijk voor het voltooien van taken. Haar verantwoordelijkheid is het halen van deadlines en het volgen van een strategie die jij hebt uitgestippeld.
Hopelijk heb ik helder gemaakt wat de verschillen zijn en waarom een VA niet altijd de oplossing is die jij zoekt als ondernemer.