In elk bedrijf is het nodig dat er handleidingen, stappenplannen, processen en informatie op een vaste plek staan beschreven. Zodat jij bijvoorbeeld weet hoe je iets aanpast op je site. Want als je dat niet zo vaak doet, vergeet je hoe dat ook alweer ging…
Voorkom stress met duidelijke stappenplannen
Als je opschrijft hoe je je out of office aanzet, zit je tijdens je volgende vakantie niet zo te kloten. Want dat is ook zo’n typisch klusje waarvan je vergeet hoe je dat nou deed…
Dat goed noteren is niet alleen handig voor jezelf, ook voor een eventuele Virtuele Assistent. Misschien voelt het voor jou nog als een ver-van-je-bed-show, lees toch even verder. Omdat handleidingen voor jezelf ook het leven meer ontspannen maken.
Handig voor jou én je VA
Misschien werk je al met een VA. Ook dan is het noodzakelijk dat er van alles in een proces/stappenplan wordt uitgeschreven. Want als hij/zij een keertje ziek of langer afwezig is, kan jij het (weer) makkelijk en snel zelf doen. Of de tijdelijke vervanger kan meteen aan de slag omdat er uitleg aanwezig is en handleidingen klaarliggen om te volgen.
Continuïteit bij afwezigheid of wisseling van VA
Gaat de VA ermee stoppen, dan kan de nieuwe VA soepeler starten en hoeft hij/zij niet het wiel opnieuw uit te vinden. Het zorgt er ook voor dat jij dan niet wéer álles moet uitleggen over het reilen en zeilen van je bedrijf.
Als je dit nu leest en denkt: oeh, er is nog weinig tot niets genoteerd, maak daar dan de komende weken tijd voor vrij. Al is het maar voor jezelf. Plan 2x een uurtje in om wat handleidingen en processen te beschrijven.
Ook als VA ga je documenteren
Ben je een VA en werk je met een klant waar nog niets is vastgelegd? Maak dat een deel van jouw takenpakket. Hou er rekening mee in je tijd, communiceer het ook duidelijk met je klant. Je gaat namelijk een waardevolle database aanleggen waar de klant en het team mee verder komt.
Als VA doe je dit dus in de klant haar/zijn tijd, want het is immers nodig voor het bedrijf.
Schrijf je stappenplannen écht voor dummies
Een tip voor het uitschrijven van processen en stappenplannen: Schrijf op zodanige wijze de handleiding uit, dat elke stap echt glashelder is.
Ik werk zelf met Asana en heb daarin een project gemaakt wat Processen Handleidingen heet. Als ik de Asana voor een nieuwe klant inricht, is dit één van de eerste projecten die ik aanmaak voor een klant (maar vooral voor mezelf zodat ik meteen alle processen vast kan leggen).
In dit project maak ik secties zodat het overzichtelijk blijft. Bijvoorbeeld de sectie ‘administratie’ waar je van die typische weetjes/stappen opschrijft over alles rondom boekhouding en administratie.
Noteer ook persoonlijke informatie van jezelf of van je klant
Zelf maak ik altijd meteen de sectie ‘weetjes van de klant’ aan. Daarin zet ik de do’s en dont’s die fijn zijn om te onthouden én die handig zijn voor alle teamleden die met of na mij volgen.
Waar moet je dan aan denken? Hierbij een weetje over mij: “als je ook maar een minuut te laat dreigt te komen op een online meeting, stuur Mira dan een appje.” Omdat ik een tyfushekel heb aan te laat-komers, behalve als je dat even doorgeeft. Toch fijn als een nieuw teamlid dit weet.
In Asana zijn taken met hun subtaken makkelijk kopieerbaar. Zo kan ik bijvoorbeeld bij elke nieuwe match-klant het proces ‘nieuwe match-klant’ kopiëren met alle stappen die nodig zijn voor een prettige en vlotte match. Ik hoef dat niet telkens opnieuw te bedenken of te noteren. Dat scheelt heel veel denktijd, werk en energie. (En hierdoor is het ook makkelijk uitbesteedbaar omdat je deze taak dan aan je VA kunt ‘hangen’).
Video’s en/of worddocumenten
Soms neem ik een stappenplan/uitleg-video op omdat dat makkelijker is, zeker bij een complexere uitleg. In dat geval verwijs ik in Asana naar de video in de online omgeving (bijv Sharepoint of Dropbox).
Soms is het prettiger om een handleiding in Word te hebben omdat je met veel screenshots moet werken om het helder te maken. Ook dan verwijs ik vanuit Asana naar de plek waar de info te vinden is. Het is tevens mogelijk om deze als bijlage in Asana te hangen. Daar ben ik niet zo’n voorstander van, maar dat leg ik nog weleens later uit als ik een heel blog aan Asana wijd 😉.
Op deze manier wordt heel veel gedocumenteerd wat keihandig is voor jezelf en dus voor je eventuele opvolgers/nieuwe teamleden.
Ga aan de slag
Plan nú die tijd in, net zo lang totdat het grootste gedeelte is vastgelegd, daar ga je veel aan hebben!